Jak w 10 krokach znacząco zwiększyć dostarczalność maili w komunikacji marketingowej?

Wysyłając newslettery email należy zadbać o ich jak najlepszą dostarczalność. Co to właściwie znaczy? Dostarczalność to parametr wskazujący, ile finalnie wiadomości zostało poprawnie doręczonych do odbiorców. To bardzo ważny wskaźnik, który mówi o tym, czy nasza wiadomość w ogóle dotarła na skrzynkę pocztową klienta.

Poniżej dowiesz się jakie są najważniejsze czynniki dotyczące tego obszaru, dbałość o nie to podstawa zadowalającej efektywności w tym kanale komunikacji.

Staraj się korzystać z dedykowanego adresu IP oraz indywidualnej infrastruktury wysyłkowej

Wybierając platformę do komunikacji email warto rozpoznać, czy oferuje ona możliwość skorzystania z dedykowanej infrastruktury wysyłkowej oraz własnego adresu IP. Decydując się na taki wariant masz pewność, że wysyłki innych Klientów nie mają wpływu na Twoje kampanie, samodzielnie budujesz reputację nadawcy a co za tym idzie dostarczalność i efektywność.

Wysyłając ze współdzielonej infrastruktury nigdy nie wiesz, kto jest Twoim bezpośrednim sąsiadem i czy prowadząc komunikację email nie powoduje zaniżenia reputacji, która może mieć negatywny wpływ na Twoje wysyłki.

Dodatkowo, jeśli korzystasz z indywidualnego IP to masz gwarancję najwyższej przepustowości, a jak wiemy czas doręczenia wiadomości do Klienta jest bardzo istotny, zwłaszcza w przypadku wysyłek transakcyjnych.

Zadbaj o prawidłowo skonfigurowane protokoły SPF/DKIM/DMARC na Twojej domenie

Podstawowym zabezpieczeniem w świecie marketingu jest SPF (Sender Policy Framework).  Serwer, który został zabezpieczony poprzez utworzenie rekordu SPF, sprawdza w systemie DNS, czy otrzymywana wiadomość pochodzi z serwera uprawnionego do wysyłki wiadomości z danej domeny. Jeśli adres nie zostanie uwierzytelniony, mail nie będzie przyjęty. Dlatego, jeśli korzystasz z zewnętrznego narzędzia do dystrybucji mailingów, odpowiednio aktualizuj wpis SPF Twojej domeny wysyłkowej.

Wysyłaj do aktualnej listy kontaktów, zadbaj o zgody na komunikację oraz pracuj nad zachowaniem higieny bazy

W ramach tego czynnika możemy wyodrębnić kilka działań, które powinniśmy wykonywać:

• Systematycznie usuwaj z bazy adresy nieistniejące (hardbounce).
  

• Wykluczaj adresy, które zgłosiły sprzeciw dotyczący przetwarzania danych osobowych

  Jest to bardzo istotne, bowiem odbiorcy, którzy nie chcą otrzymywać korespondencji mogą oznaczać Twoje maile jako SPAM, a to powoduje obniżenie reputacji i może być przyczyną problemów z dostarczalnością.
  

• Wysyłaj tylko do bazy, dla której posiadasz zgody na komunikację marketingową

  Providerzy kont pocztowych bardzo szybko zorientują się, że Twoje emaile nie są zamówioną korespondencją i zaczną je klasyfikować do SPAM-u.
  

• Segmentuj użytkowników wg określonych warunków

  Poprzez wykonanie powyższej czynności Twoje oferty będą trafiać dokładnie do tych osób, które ich oczekują.
  

• Cyklicznie sprawdzaj bazę i oczyszczaj z błędnych danych

  Zadbaj o tej element zwłaszcza, gdy umożliwiasz zapis do bazy poprzez formularz, w którym subskrybent może podać dowolne informacje.
  

• Podczas zapisu do bazy stosuj double opt in, czyli tzw. podwójną weryfikację

  Polega ona na tym, że na adres, który zapisał się do newslettera na stronie zostanie wysłany email z linkiem aktywacyjnym, dopiero po jego kliknięciu następuje dodanie do bazy. Masz wówczas pewność, że adres na pewno istnieje oraz że obsługuje go rzeczywiście osoba, która dokonała zapisu.

Umożliwiaj wypis z bazy

Każda wiadomość marketingowa powinna zawierać link rezygnacji, który pozwoli odbiorcy mailingu wypisać się z komunikacji. Jeśli go stosujesz to świetnie, zawsze przed wysyłką sprawdź również w wiadomości testowej, czy na pewno działa prawidłowo.

Lepiej umożliwić użytkownikowi łatwy i intuicyjny sposób wypisu, aniżeli narazić się na inne mniej przyjemne konsekwencje, takie jak na przykład oznaczanie przez niego Twoich emaili jako SPAM, czy też usuwanie ich bez otwierania (na ten aspekt szczególnie wrażliwy jest Gmail).  Obie te czynności są sygnałem dla providerów kont pocztowych, że nie dbasz należycie o higienę wysyłek, co może być powodem, że zaczną klasyfikować Twoje emaile do śmieci, bądź po prostu ich nie doręczą. 

Komunikuj się z odbiorcami regularnie

Jeśli subskrybenci trafili do Twojej bazy to znaczy, że posiadasz zgodę na komunikację z nimi i najprawdopodobniej wyrazili taką chęć.

Zatem, gdy prowadzisz działania marketingowe realizując wysyłkę emailingów warto budować stałą, silną relację z odbiorcami poprzez systematyczną komunikację. Twoje wiadomości nie muszą – a wręcz nie powinny, mieć celu tylko sprzedażowego. Komunikuj się przekazując różne ciekawe informacje, oczywiście powiązane z usługą, czy produktem, jakie oferujesz (możesz generować cykle maili szkoleniowych, edukacyjnych, informujących o nowych produktach/usługach, poradniki, artykuły itp.).

Dbając o regularność wysyłek, budujesz więź z klientem oraz pożądany odbiór Twojej marki w oczach odbiorcy.

Wzbudź pozytywne zaangażowanie odbiorców aby zdobyć jak najwyższy wskaźnik OR/CTR

Ten punkt jest ściśle powiązany z powyższym, dotyczącym wysyłki wiadomości, które mają budzić u odbiorcy zainteresowanie. Każdy, kto realizuje komunikację marketingową posiada w swojej bazie grupę tzw. nieaktywnych użytkowników, czyli takich którzy nie czytają Twojej korespondencji. Jest to zjawisko naturalne, natomiast warto popracować nad tym, aby chociaż część z nich zaczęła reagować w sposób pozytywny na Twoje mailingi, czyli otwierać je i klikać. Warto w tym celu przetestować różne formy wysyłek np. stosując personalizację, czy emotikony w tytule wiadomości a także zaciekawić zawartością maila, tutaj świetnie sprawdza się wyraźny przycisk akcji, czy też zastosowanie grafik przyciągających uwagę np. zegar odliczający czas trwania promocji. Warto również wykonać zabieg polegający na zachęceniu odbiorcy komunikatu podzieleniem się tą wiadomością z innymi – taka sytuacja jest wyraźnym komunikatem dla providerów kont pocztowych, że ten email był warty uwagi i zaangażowania. Czasami mimo wszelkich starań może zdarzyć się tak, że Twój newsletter trafi do SPAM-u, jeśli adresat odznaczy go jako SPAM przenosząc do skrzynki głównej to również zyskujemy duży plus w ocenie filtrów antyspamowych. Taka sytuacja jest możliwa, gdy zbudujemy grono lojalnych subskrybentów zainteresowanych, tym co chcesz im przekazać.

Wszystkie powyższe działania mają prowadzić do tego, aby Twoje mailingi wzbudzały jak największe zainteresowanie, co zdecydowanie pomoże w ogólnej dostarczalności, bowiem jest wyraźnym znakiem, że komunikacja, którą prowadzisz jest pozytywnie odbierana przez subskrybentów.

Zadbaj o kreację emailingu

Filtry antyspamowe skanują Twoją wiadomość zanim dostarczą do skrzynki odbiorcy, jednym z elementów poddawanych weryfikacji jest zawartość mailingu. Warto w tym zakresie przestrzegać kilku zasad:

• nie używaj zbyt dużych oraz ciężkich obrazów (kod HTML nie powinien przekraczać 100kb),

• zadbaj o to by mailing wyświetlał się prawidłowo na urządzeniach mobilnych,

• zwróć uwagę na stosunek tekstu do grafik – dobra praktyka to około 500 znaków tekstu,

• postaraj się aby Twoja wiadomość była jak najbardziej czytelna, stosuj chwytliwe nagłówki, nie wchodź w szczegóły, te warto zamieścić bezpośrednio na stronie, 

• stosuj stały szablon wiadomości (nagłówek, treść, stopka),

• używaj bezpiecznych czcionek takich jak np. Arial, Times New Roman, Verdana, Tahoma,

• zadbaj o porządek w  kodzie HTML.

Unikaj wyrażeń, które są powszechnie uznawane za „spamogenne”

Głównym zadaniem filtrów antyspamowych stosowanych przez providerów kont pocztowych jest wychwycenie wiadomości, które prawdopodobnie mogą świadczyć o tym, że są tzw. niechcianą korespondencją. Istnieje pewien zbiór wyrazów/zwrotów, które są źle oceniane i mogą negatywnie wpływać na dostarczalność. Poniżej przedstawię Ci kilka przykładów, których zdecydowanie warto unikać w komunikacji masowej:

• „100%”,

• „Szanowni Państwo”,

• „Test”,

• „Karta kredytowa”,

• „Gratulacje”,

• $$$,

• „Adres pochodzi z ogólnodostępnej bazy”,

• „To nie jest informacja handlowa w myśl..”,

• „Niezainteresowanych przepraszamy”,

• „Nie stanowi oferty w rozumieniu”,

Warto również ograniczyć ilość wykrzykników oraz słów pisanych wielką literą.

Korzystaj z narzędzia antyspamowego i koryguj ewentualne błędy

Rygorystyczne zasady providerów kont pocztowych sprawiają, że wysyłka maili marketingowych stanowi bardzo duże wyzwanie. Jeśli przygotowałeś mailing a nie jesteś pewien, czy spełnia wszystkie omówione wyżej zasady możesz skorzystać z naszego narzędzia do testowania wiadomości e-maili. Mailchecker.net w prosty sposób z poziomu przeglądarki pozwala ocenić emaile, dając jednocześnie wskazówki, co należy poprawić, aby zapewnić wyższą dostarczalność.

Testuj emailing przed wysyłką

Testy wiadomości mailowych są punktem obligatoryjnym. Nigdy, żadne narzędzie nie będzie w stanie wychwycić pewnych błędów, które możemy dostrzec samodzielnie, przeklikując wiadomość email na własnej skrzynce testowej. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę, czy temat oraz preheader wyświetlają się prawidłowo, czy nie ma literówek, ewentualnych błędów w personalizacji, czy grafika na pewno dobrze się wyświetla oraz czy linki kierują w odpowiednie miejsce na stronie. Na tym etapie można również dostrzec do jakiej zakładki trafia newsletter. Zachęcamy do weryfikacji wiadomości testowej również na urządzeniu mobilnym aby zminimalizować ryzyko błędnego wyświetlania się newslettera. 

Jak widzisz czynników, które mają wpływ na dostarczalność Twoich maili jest bardzo dużo. Zweryfikuj swoje działania pod kątem wyżej opisanych zaleceń,  spróbuj je wprowadzić w życie a gwarantujemy, że efektywność Twoich mailingów wzrośnie nawet o kilka procent.

Jeśli masz pytania dotyczące jakichkolwiek aspektów komunikacji biznesowej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tutaj, aby zaoferować pomoc, której potrzebujesz. Skontaktuj się z nami pod adresem [email protected], a wspólnie zapewnimy pomyślne dostarczenie Twoich wiadomości.